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Revisionssicher, transparent, nachprüfbar

Revisionssicher, transparent, nachprüfbar

Die Referenten Jan Hinzmann (3.v.l.) und Jürgen Holdinghaus (4.v.l.) zu Gast bei Firma Elektrotechnik Janssen.

Digitale Datensicherung räumt den Betriebsalltag auf und hilft bei der Betriebsprüfung

Nordenham. In Zeiten elektronischer Datenerfassung und -verarbeitung ändern sich auch die Kontrollverfahren der Finanzverwaltung. Der Nachweis der Echtheit der Daten, ihre Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit stehen im Prüfungsfall im Mittelpunkt. Wie diese Anforderung einzulösen ist, war Thema bei der Veranstaltung „Erfolgreich am Markt“ im August. Die Wirtschaftsförderung Wesermarsch GmbH hatte als Veranstaltungsort die Firma Elektrotechnik Janssen gewinnen können, die in diesem Jahr ihr 50. Firmenjubiläum feiert.

„Zwar gibt das Finanzamt keinen Standard vor, wie ein Unternehmen seine Daten zu archivieren hat, doch ohne eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation werden Sie nicht auskommen“, so einfach brachte Jürgen Holdinghausen von der conducting GmbH, Siegen, die Ausgangslage auf den Punkt. Diese Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung, wie im Betrieb digitale Dokumente unveränderbar als Original archiviert werden, bewahrt den Unternehmer im Prüfungsfall vor einer Schätzungsbefugnis. Diese kann bis zu zehn Prozent Aufschlag auf die Umsatzerlöse bedeuten und im Einzelfall empfindliche „Strafzahlungen“ bedeuten. Vor diesem Hintergrund stellte Jan Hinzmann, Steuerberater der Qualitatus Revision GmbH aus Oldenburg klar: „Kommen Sie weg von der Exeltabelle. Diese lässt sich jederzeit manipulieren und macht sie angreifbar bei der Finanzverwaltung.“ Bewusste Manipulationen bei Kassensystemen machen sogenannte „Zapper-Programme“ möglich und erzeugen nach Einschätzung der Bundesfinanzbehörden rund zehn Milliarden Euro Steuerverluste im Jahr. Entsprechend sensibel wird zunehmen die Datensicherung in den Unternehmen überprüft.

Dass die digitale Datenverwaltung heute nicht nur Notwendigkeit ist, sondern auch konkrete Vorteile bringt, war den beiden Vorträgen der Redner ebenfalls zu entnehmen. Denn mit einem transparenten Datenmanagement lässt sich beispielsweise die Anzahl der Dokumente in den einzelnen Rechnern deutlich mindern. „Statt Dokumente im Unternehmen hin und her zu schicken, organisieren Sie besser die Zuständigkeit und versenden nur noch Verweise, wo das Dokument zu finden ist“, betonte der Archiv-Experte Holdinghausen. Auch die Umstellung der Rechnungsstellung auf die digitale Weise schafft konkrete Kostenvorteile. „Statt Rechnungen auf Papier zu schreiben oder beim Empfangen zu scannen, können sie durch bruchlose digitale Datenverwaltung Ihre Arbeitsprozesse und die Ihrer Kunden deutlich effektiver machen“.

Da die elektronische Datenverwaltung nicht mehr wegzudenken ist im betrieblichen Alltag, empfahlen die Experten am besten sofort damit zu beginnen, eine Verfahrensdokumentation für die Datenarchivierung zu erarbeiten. Damit lässt sich nicht nur die Bedenkenlosigkeit gegenüber dem Finanzamt nachweisen, es schafft auch mehr Klarheit über die innerbetrieblichen Prozesse. Ein lohnenswerter Nebeneffekt, der Überflüssiges sichtbar mache.  

Gastgeber der Abendveranstaltung war die Firma Elektrotechnik Janssen GmbH in Nordenham. Mit 50 Mitarbeitern und aktuell zehn Auszubildenden ist das Unternehmen international in den Bereichen Kranservice, Schaltanlagenbau, Industrieservice und Automatisierungstechnik erfolgreich

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